SKAB STØRRE resultater med bedre samarbejde

Der er mange fordele ved at arbejde i grupper. Gruppens medlemmer kan dele viden, og de er hver for sig en unik ressource, som det samlede team kan benytte til at træffe gode beslutninger og finde succesrige løsninger. Samarbejdet i et team knytter også medlemmerne til hinanden – når det fungerer – og denne relation kan man drage fordel af i det fremtidige samarbejde. Desuden lærer team-medlemmerne af hinandens kompetencer; alle bliver dygtigere.

En gruppe kan være samlet om et bestemt projekt, men teamet kan selvfølgelig også være et fast arbejdsfællesskab på for eksempel et kontor. Uanset hvad, gælder det om at arbejde bedst muligt sammen, og her er det en stor fordel at udnytte de fremragende samarbejdsværktøjer, som for eksempel er tilgængelige i de nyeste versioner af softwarepakker som Microsoft 365 og Google Workspace.

Der findes mange typer applikationer til samarbejde. Men man kan i grove træk opdele dem i fem kategorier.

De fleste konkrete opgaver starter med planlægning og projektledelse, og til det formål findes der en næsten uendelig mængde af værktøjer.

Det kan være, du har brug for en fagspecifik løsning, men ellers kan du starte med at afprøve programmet Projektstyring, som er et tilkøb til Microsoft 365. Med appene i Google Workspace Marketplace er det også muligt at teste sig frem til en god løsning – prøv for eksempel Gantter Projektstyring.

Den næste kategori vi kigger på, er programmer og tjenester til videomøder. Her har mange arbejdspladser allerede stiftet bekendtskab med Microsoft Teams, Google Meet og Zoom. Store virksomheder foretrækker ofte Ciscos løsning Webex.

De kan alle næsten det samme og har indbygget mulighed for at dele dokumenter. De kan også fungere i en browserbrugerflade. Programmerne har udviklet sig med lynfart under coronaperioden og er meget fleksible.

Det er faktisk mere korrekt at kalde de nævnte programmer for kommunikationsværktøjer. For de har eksempelvis også indbygget chat, som er det tredje værktøj i denne samling, som du kan bruge til at fremme samarbejde. Det er i mange tilfælde en mere effektiv måde at kommunikere på end med mail og telefon. Det kan give færre mails, fremskynde kommunikationsprocesser og føre til hurtigere beslutninger og godkendelser.

Når du først er i gang med opgaverne, kan det i særlige situationer være en fordel, hvis flere personer samtidig kan skrive eller redigere i et dokument. Det er muligt med Microsoft 365 og Google Workspace. I Microsoft 365 skal dokumentet være lagret i skyen i OneDrive, hvorefter den enkelte bruger nemt inviterer deltagere ved at klikke på knappen ”Del”, som sidder til højre over Båndet i programmer som Word og Excel.

Den femte og sidste anbefaling er netop at lade skyen være den fælles platform. Det kan være OneDrive, Google Drev eller noget tredje. På den måde har alle medlemmer af teamet hele tiden adgang til de dokumenter og filer, der arbejdes med uanset, hvor de befinder sig.

Man undgår også versionsfejl. For alle versioner af en fil befinder sig på samme centrale sted. På den måde reduceres behovet for en masse forklarende, koordinerende mails, og man sparer tid. Nogle gange handler godt samarbejde nemlig også om at reducere mængden af kommunikation.